Como montar o lote de guias e registrar o envio

No fim deste artigo, as guias prontas de um convênio estão num lote, com a data de envio e o protocolo registrados. Faça isso a cada fechamento de faturamento do convênio.

Antes de começar

• O módulo financeiro precisa estar ligado. Veja Como ligar o módulo financeiro.
• Seu perfil. O faturamento de convênio é para Proprietário, Administrador, Recepcionista administradora e Financeiro (o que cada perfil faz).
• As guias já existem. Só guia criada entra em lote. Veja Como gerar a guia TISS de um atendimento.
• O envio ao convênio é feito por você, no portal do convênio. O Hit Clinic não gera arquivo XML nem transmite o lote. Ele organiza as guias e guarda a data de envio, o protocolo e os pagamentos.

Passo a passo

1. No menu lateral, clique em Financeiro, depois na aba Convênios e em A faturar. A lista mostra as guias com a situação Pronta.
2. Em Convênio, escolha o convênio do lote. Se quiser, filtre pela data do atendimento em Atendimento, com Mês corrente, Mês passado ou datas suas.
3. Marque as guias que entram no lote. Um lote é de um convênio só: ao marcar a primeira guia, as de outros convênios ficam apagadas.
4. Na faixa amarela acima da lista, clique em Montar lote. O botão mostra quantas guias você marcou, por exemplo “Montar lote (3)”. Se quiser, escreva em Observações (opcional) e clique em Confirmar. Aparece “Lote 12 criado.” e o lote abre na aba Lotes, com o status Aberto.
5. Envie as guias pelo portal do convênio, como você já faz. Para ter a lista em planilha, use Exportar CSV na aba A faturar: ele leva os filtros que estão na tela.
6. Volte ao lote, na aba Lotes. Preencha Enviado em com a data do envio e, quando o convênio responder, Protocolo do convênio. Clique em Salvar. Aparece “Lote atualizado.” e o status muda para Enviado.

O protocolo pode ser preenchido depois, a qualquer momento. Com o lote Enviado, as guias dele passam para a situação Enviada, e o botão Registrar pagamento fica disponível: veja Como dar baixa no pagamento do convênio.

Enquanto o lote está Aberto, dá para tirar uma guia: clique em Remover do lote na linha dela e em Remover. A guia volta para A faturar. Depois do envio, esse botão some.

Se o convênio tem janela de envio no cadastro, a faixa de A faturar avisa quando ela está aberta, por exemplo “Janela da Unimed aberta — fecha em 3 dias”. Os campos são Janela de envio — do dia e ao dia, no cadastro do convênio.

Se algo não sair como esperado

Não consigo marcar a guia. Passe o mouse na caixa. Se a guia não tem tipo, ela mostra Classificar tipo na linha: clique, escolha o Tipo da guia (Consulta, SP/SADT, Internação ou Honorário) e clique em Salvar. Se a caixa está apagada por outro convênio, desmarque as guias marcadas ou monte um lote por vez.

Aparece “Todas as guias do lote devem ser do mesmo tipo”. Um lote leva guias de um tipo só. Desmarque as de outro tipo e monte um lote para elas.

Aparece “A data de envio não pode ser futura” ou “A data de envio não pode ser removida, apenas corrigida”. Use a data em que o lote saiu, até hoje. Depois de salva, a data de envio pode ser trocada, mas não apagada: o lote não volta a Aberto.

Nada disso resolveu? O botão Suporte, no rodapé do menu lateral, abre os canais de atendimento.

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